1. По расходам. Я за бесплатный вариант с их стёклами, т.к. рамы обходятся дороже фотографий. И 120 рам - это 80-90 кг туда, а затем - обратно.
Печатать можно на netprint.ru, 30х40 = 40 руб. 2-3 недели идёт заказ, накладные расходы - 100-200руб. Качество хорошее. Только надо не забыть, что файл для печати нужно подготовить специально, а не в той обработке, что отправляется на сток. Лучше, конечно готовить с профилем для печати, но хотя бы осветлить снимок на ступень...
Там где я выставлялся или интересовался - аренда зала на 2-3 недели обходится в 1000-1500 рублей или натурой: подарок из 3-5 авторских работ в фонд галереи-музея.
2. Время проведения - любое, кроме летних месяцев (15 мая - 15 сентября) - отпуска, дачи и т.п. По срокам - выставка должна висеть не меньше 3-х недель.
3. Про рекламу-пиар уже говорили, но интернет-ресурсов для этого недостаточно. Самая действенная реклама для города - городское телевидение. И мало телевидения не бывает. У меня на открытии как-то было 3 городских телекомпании - и посещаемость была выше, чем когда 1 ТК присутствовала. Газеты - само-собой, желательно анонс за 1-2 недели до начала и фоторепортаж с открытия.
Чтобы ТК оказались отзывчивее и активнее - обязательно пригласить их на предстоящий после открытия выставки фуршет, если он будет.
4. Неплохо было бы позиционировать выставку как выставку-продажу. Как использовать полученные от продажи средства можно было бы решить здесь. Например, для покрытия накладных расходов на печать, фуршет, как вариант - на следующую выставку и/или на пересылку по почте экспозиции в другой город (такая передвижная выставка получится).
5. По количеству работ. Нормально для выставки - 50-60 работ. А 100-120 уже много, но можно когда представлено много авторов. Судя по количеству голосов (56) на данный момент получается не более 2-х работ от автора. Организатору можно квоту не установливать: 10-20 дополнительных работ рояля не сыграют.
6. Если рассчитывать на продажу части работ, то можно подготовить запасной фонд (удобнее из работ автора города) для восполнения количества. У меня таким образом с одной выставки продалась 1 работа трижды и несколько по 2 раза.
7. По тематике. Может, действительно, подобрать по категориям Шаттера... А может каждый представит для отбора 5 своих бестселлеров, из которых организаторы отберут на своё усмотрение.
8. Ещё неплохо было бы, чтоб у работы каждого автора лежали (висели) штук 50 визиток. Визитки может приготовить автор или изготовить по общему шаблону. Технология простая, затраты мизерные. Я себе так недавно изготовил: нарисовал 4 штуки в расчёте на печать 10х15 и отпечатал на том же netprint.ru 20 фотографий по 3 р. Получилось 80 штук за 60 руб.
Если есть возможность подготовить какой-то буклет о стоках и авторах - это вообще было бы супер....